Emails er nok efterhånden noget alle bruger, men det er min opfattelse, at der er mange der bruger den forkerte løsning. Hvis du har prøvet at miste alle dine emails, kontaktpersoner eller kalenderaftaler ved du måske hvad jeg snakker om.
Hvis du ikke har prøvet det, så tænk over hvor stor en katastrofe det ville være, hvis det rent faktisk skete. Nu kan det jo være du er typen der tager backup af alle dine data, men hvis du bruger dit email program lidt ligesom mig, bør du nok undersøge om du bruger den rigtige emailløsning. Jeg bruger mit mailprogram (Outlook) til følgende:
- Sende og modtage emails indholdende korrespondancer med kunder, samarbejdspartnere og kolleger. Det kan f.eks. være support, salgsmails, opfølgningsmails og sågar tilbud til potentielle eller eksisterende kunder.
- Styring af opgaver - store som små. Hvis der er noget der skal udføres på et bestemt tidspunkt bliver det enten lagt i opgavelisten eller i kalenderen, så det ikke bliver glemt.
- Kontaktpersoner. Emails, telefonnumre og så videre på mine kolleger, kunder, samarbejdspartnere m.m.
Bruger du et pålideligt email system?
Ville du bryde dig om at miste ovenstående værdifulde informationer? Det er dog desværre lige netop det du risikerer hvis du bruger en "gammeldags" email løsning. Med mange webhoteller medfølger der x gratis email kontoer. Det er typisk de såkaldte POP3 kontoer. Disse emails fungerer på den måde at serveren modtager emailen. Emailen ligger på serveren (sikkert), men kun indtil du trykker "send/modtag" i dit email program. Herefter vil emailen, i langt de fleste tilfælde, kun ligge lokalt på din egen maskine. Så er det op til dig selv at lave backup af emails, kontaktpersoner og kalender. Så hvis din pc går i stykker, er alle dine oplysninger gået tabt.
Undgå at miste dine data og opnå endnu flere fordele
Der findes en løsning hvor du ikke skal være nervøs for at miste dine data, og hvor du samtidig bliver mere mobil og fleksibel i din måde at arbejde på. Forestil dig at dine emails, kontaktpersoner, opgaver og din kalender er tilgængelig, lige meget hvor du befinder dig. Hvis du samtidig kan tilgå disse oplysninger uden en computer ville det jo være helt fantastisk.
Med Microsoft Hosted Exchange 2007 kan alt dette lade sig gøre. Og det bliver endda endnu bedre. Det der er helt og aldeles fantastisk ved dette geniale produkt er nemlig, at du kan dele dine oplysninger på kryds og tværs i din organisation. Vi har igennem mødt en del der synes løsningen er for dyr, men jeg har ofte fornemmelsen af, at de ikke forstår forskellen på deres nuværende løsning (POP3) og på Hosted Exchange.
Derfor vil jeg nu lave en liste med åbenlyse fordele ved Hosted Exchange i forhold til almindelige POP3 emails:
- Ro i sindet: Du behøver aldrig være bange for at miste dine data. Du arbejder stadig i Outlook, men dine emails, kontaktpersoner, opgaver og din kalender ligger sikkert og trygt på emailserveren som din udbyder administrerer. Går din pc i stykker, henter du blot dine oplysninger fra serveren fra en anden pc og alt er igen som det plejer. Ansvaret for backup og sikkerhed ligger hos serverudbyderen.
- Fleksibelt og mobilt: Det giver samtidig den fordel at lige meget hvilken computer du logger på fra, så vil du altid se det samme. Du behøver faktisk ikke engang en computer. Du kan også bruge den fantastiske webmail eller logge på via din smartphone. Lige meget hvordan du ønsker at arbejde med det, bliver alle data altid synkroniseret med serveren, så du altid ser det samme lige meget hvordan du logger på.
- Effektivitet: Du kan dele dine oplysninger med dine kolleger i virksomheden. Hvis du f.eks. har delt din kalender med Peter, kan han se i din kalender, hvornår du har tid til det møde, han gerne vil holde med dig. Han kan endda invitere dig til arrangementet på dine ledige tidspunkter i kalenderen. Du kan også dele udvalgte kontaktpersoner med udvalgte kolleger. Der er også mulighed for at dele emails med andre eller se andres emails. Alt kan næsten deles på kryds og tværs.
- Licens: Med Hosted Exchange 2007 følger der de fleste steder en licens med til Outlook 2007. Det vil sige, at du ikke behøver købe officepakken fra Microsoft til alle de pc'ere du gerne vil bruge produkter på.
- Spam og virus: På Hosted Exchange løsninger er der generelt meget bedre spam og virusbeskyttelse end på de gamle POP3 løsninger. Så slipper du for at spilde tid på det og kan fokusere på din forretning i stedet.
- Gode kombinationsmuligheder: Du kan skræddersy dine kontis til hver medarbejder. Alle kontis behøver f.eks. ikke have lige meget plads på serveren og have tilgang til alle funktioner. Du er dermed ikke bundet til at skulle betale de samme x kr. for alle kontis i din virksomhed. Du skal ikke betale for mere pr. person end der er behov for.
- Minimere omkostninger: Vælger du at outsource virksomhedens emailserver til en ekstern leverandør, sparer du penge på arbejdstid til vedligeholdelse og drift, samt udgifter til licenser og udstyr.
Med alle disse fordele taget i betragtning, mener jeg ikke at Hosted Exchange, er en dyr løsning. Tværtimod faktisk. Hvilken email løsning bruger du og hvorfor?
